Vom Papierordner zur digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Etwa achtzig Prozent aller personalwirtschaftlichen Aufgaben münden in erstellten Dokumenten. Dennoch erledigen viele Unternehmen diese Tätigkeiten noch manuell: Das Personal und deren Daten werden in Excel-Listen verwaltet, Verträge und sämtliche andere Dokumente manuell in Word erzeugt und personalaktenrelevante Dokumente in Papierordnern abgelegt. Das frisst Zeit und bindet wichtige Arbeitsressourcen.

Sie haben bereits ein System für Ihre digitale Personalakte eingeführt. Aber Sie merken, dass die Prozesse manchmal nicht so glatt laufen, wie ursprünglich geplant? Häufig werden die Digitalisierungsmöglichkeiten der vorhandenen HR-Systeme etwa für einen digitalisierten Lohnnachweis oder das einfache Erstellen von Dokumenten nicht ausreichend genutzt. Insbesondere elektronische Personalaktensysteme werden zum Teil suboptimal eingeführt.

Die Digitalisierung sollte uns das Handling von Dokumenten wie Verträge, Bewerbungen sowie Dokumentation von Mitarbeitergesprächen eigentlich erleichtern. Damit dies gelingt, sind die Prozesse für ein papierloses Büro auf Automatisierung auszurichten – und nicht auf die Individualität der Dokumente. So entsteht ein wichtiger Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Dabei ist es essentiell, die Einführung einer elektronischen Personalakte so zu planen, dass die intelligenten Suchen- und Finden-Mechanismen der Software auch genutzt werden können.

Digitalisierung des Dokumentenmanagements in der HR-Abteilung

In einem Workshop mit allen Beteiligten kristallisieren sich zunächst jene Prozesse heraus, die im Dokumentenmanagement am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Dazu gehören in der Regel sämtliche Prozesse rund um die Dokumentenerstellung, das Ablegen und insbesondere das Wiederfinden von Dokumenten und Dateien sowie das Führen der Personalakte.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir passgenaue Lösungen. Zu Beginn wird dabei die Frage bearbeitet, wie Dateien und Dokumente künftig so abgelegt werden können, dass jeder Mitarbeiter sie schnell wiederfindet. Auch die Strukturierung, gegebenenfalls Harmonisierung sowie Digitalisierung der vorhandenen Personalakten werden intensiv beleuchtet.

Dabei gehen wir so vor, dass Sie schnelle Resultate und Effizienzgewinne erzielen. Gleichzeitig achten wir darauf, dass die Personalsachbearbeiter Ihrer HR-Abteilung durch die Veränderung nicht übermäßig beansprucht werden.